Doanh nghiệp phải chờ bao lâu sau khi đăng ký để được sử dụng hóa đơn điện tử?

Để được phép sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần chuẩn bị đủ điều kiện, cơ sở vật chất cần thiết và tiến hành đăng ký với cơ quan thuế. Vậy chính xác bao lâu sau khi đăng ký thì doanh nghiệp được chính thức áp dụng hóa đơn điện tử?

Điều kiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Để tiến hành đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh cần đảm bảo đủ các điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử. Những điều kiện này được quy định rõ tại Khoản 2 Điều 4 Thông tư 32/2011/TT-BTC, cụ thể như sau:

• Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
• Có địa điểm, đường truyền tải thông tin, mạng, thiết bị đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử.
• Có đội ngũ triển khai hóa đơn điện tử đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định.
• Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật
• Có phần mềm bán hàng hóa, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hóa đơn.
• Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm:
  • Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu
  • Có quy định sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố, đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu

Doanh nghiệp cần đảm bảo một số điều kiện nhất định để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử

Sau khi đáp ứng tất cả các điều kiện cần thiết để có thể sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ và cá nhân kinh doanh có thể tiến hành thực hiện các thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

Những thủ tục này được quy định tại Điều 14 (đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và Điều 20 (đối với hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) của Nghị định 119/2018/NĐ-CP(doanh nghiệp cũng có thể tham khảo thêm Dự thảo Thông tư hướng dẫn Nghị định 119 của Bộ Tài chính được đăng tải vừa qua để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử đúng quy định)

Cụ thể, theo Nghị định 119, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã/ không có mã của cơ quan thuế truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để đăng ký sử dụng hóa đơn theo Mẫu số 01 bàn hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP và chờ phản hồi từ cơ quan thuế.

Mẫu số 01 phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP

Trong dự thảo Thông tư hướng dẫn thi hành Nghị định 119, Bộ Tài chính còn yêu cầu gửi kèm Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đối với những hóa đơn đã sử dụng trước thời điểm đăng ký theo quy định tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ và các văn bản hướng dẫn của Bộ Tài chính.

Trường hợp có thay đổi thông tin đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh cần thực hiện thay đổi thông tin và gửi lại cơ quan thuế theo Mẫu số 01 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119.

Sau khi phát hành bao lâu thì doanh nghiệp được phép sử dụng hóa đơn điện tử?

Căn cứ vào Khoản 2 Điều 14 và Khoản 2 Điều 20 của Nghị định 119/2018/NĐ-CP, cơ quan thuế có trách nhiệm gửi Thông báo (theo Mẫu số 02 phụ lục ban kèm Nghị định) cho doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (có mã hoặc không có mã) qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục thuế trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh.

Như vậy, nếu được cơ quan thuế chấp thuận thì doanh nghiệp được phép sử dụng hóa đơn điện tử sau 01 ngày kể từ ngày đăng ký. Riêng trường hợp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, nếu yêu cầu không được chấp thuận thì doanh nghiệp, tổ chức kinh tế cần chuyển sang đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh cũng cần lưu ý phải hủy những hóa đơn giấy còn tồn chưa sử dụng (nếu có) khi bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử.

Đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín

Lựa chọn một nhà cung ứng phần mềm hóa đơn điện tử chuyên nghiệp sẽ giúp quá trình chuyển đổi và sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp thuận tiện hơn. Doanh nghiệp có thể dễ dàng trao đổi những vấn đề phát sinh và được cán bộ chuyên trách tận tình giải đáp, hỗ trợ.

Thời gian qua, VNPT đã thực hiện các chương trình đẩy mạnh tuyên truyền về những lợi ích mà Hóa Đơn Điện Tử mang lại và nhận được sự ủng hộ của khá nhiều doanh nghiệp trong cả nước. 

Để được tư vấn hóa đơn điện tử VNPT và nhận báo giá hóa đơn điện tử VNPT miễn phí, chi tiết cụ thể, Quý Khách có thể liên hệ

VNPT VinaPhone

BAN KHÁCH HÀNG TỔ CHỨC VÀ DOANH NGHIỆP

Địa chỉ: Số 216 Trần Duy Hưng, Phường Trung Hòa, Quận Cầu Giấy, TP. Hà Nội

Chi nhánh HCM: Số 42, Phạm Ngọc Thạch, Phường 6, Quận 3, Hồ Chí Minh

Hotline: 0912 136 446 - Email: htyen@evnpt.vn