Khi bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử, một trong những khó khăn lớn nhất mà doanh nghiệp gặp phải là khách mua hàng đã quá quen thuộc với hóa đơn giấy và còn nhiều thắc mắc về hóa đơn điện tử. Để giúp doanh nghiệp gỡ rối vấn đề trên, bài viết dưới đây sẽ đưa ra câu trả lời cho những câu hỏi thông dụng nhất của khách hàng đối với doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử.
1. Những hình thức tiếp nhận hóa đơn điện tử?
Hình thức tiếp nhận hóa đơn điện tử sẽ phụ thuộc vào phần mềm hóa đơn điện tử do nhà phát hành cung cấp cho doanh nghiệp. Thông thường, có một số hình thức tiếp nhận được hỗ trợ là:
- Thông qua Cổng tiếp nhận hóa đơn của bên phát hành (Web, Portal). Với hình thức này, mỗi khách hàng sẽ được cấp 1 tài khoản riêng để truy cập hệ thống
- Thông qua email
- Tiếp nhận trực tiếp trên phần mềm hóa đơn điện tử (được cài đặt trên máy tính của bên nhận hóa đơn)
- Tiếp nhận qua SMS
Trong đó, 2 hình thức tiếp nhận đầu tiên phổ biến nhất do tính đơn giản, dễ thao tác, thuận tiện cho khách hàng.
Hóa đơn điện tử hỗ trợ đa dạng phương thức tiếp nhận
Câu hỏi 2: Khách hàng có thể xem hóa đơn điện tử bằng những thiết bị nào?
Khách hàng có thể xem nội dung hóa đơn điện tử trên các thiết bị như máy tính, máy tính bảng hay các thiết bị smartphone.
Lưu ý rằng máy tính bảng và các thiết bị smartphone chỉ có thể xem được bản .PDF hay bản thể hiện của hóa đơn điện tử. Muốn xem bản .XML khách hàng cần sử dụng máy tính có cài đặt phần mềm giải nén như Winrar...
Câu hỏi 3: Hóa đơn điện tử có liên hay không?
Hóa đơn điện tử chỉ có một bản duy nhất nên không có khái niệm liên. Bên phát hành hóa đơn (bên bán), bên tiếp nhận hóa đơn (bên mua) và cơ quan thuế cùng khai thác dữ liệu trên một bản hóa đơn điện tử duy nhất.
Câu hỏi 4: Nếu trên hóa đơn có sai sót (thông tin khách hàng, thông tin hàng hóa, giá…) khách hàng phải làm gì?
Khi phát hiện có sai sót về thông tin trên hóa đơn, khách hàng cần nhanh chóng liên hệ với bên phát hành hóa đơn (bên bán) để xử lý sai sót. Trường hợp khách hàng cần sử dụng hóa đơn để khai báo thuế thì cần yêu cầu bên bán phối hợp để đưa ra phương án xử lý phù hợp:
- Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn có chữ ký và dấu của hai bên
- Lập hóa đơn điều chỉnh nếu bên bán đã kê khai thuế cho hóa đơn bị sai sót
- Lập hóa đơn thay thế nếu bên bán chưa kê khai thuế cho hóa đơn bị sai sót
- Lập hóa đơn xóa bỏ cho hóa đơn bị sai sót rồi lập hóa đơn mới cho bên mua hàng
Câu hỏi 5: Bên mua hàng có phải thực hiện lưu hóa đơn điện tử không?
Theo luật kế toán, bên bán cần lưu trữ hóa đơn điện tử trong thời hạn 10 năm, đồng thời phải cung cấp bất cứ khi nào khách hàng cần. Khách mua hàng không nhất thiết phải lưu trữ hóa đơn điện tử.
Câu hỏi 6: Bên mua phải thực hiện Kê khai thuế với hóa đơn điện tử như thế nào?
Nghiệp vụ kê khai thuế với hóa đơn điện tử thực hiện tương tự như hóa đơn giấy:
- Gửi bảng kê khai Thuế lên cơ quan thuế quản lý doanh nghiệp
- Cung cấp thông tin cho cơ quan thuế thông tin về hóa đơn điện tử xác thực khi có sai sót, nhầm lẫn trong bảng kê khai để cơ quan thuế kiểm tra
- Cơ quan Thuế có thể kiểm tra hóa đơn điện tử xác thực trên cơ sở dữ liệu của Tổng cục Thuế
Câu hỏi 7: Bên mua phải thực hiện ký số vào hóa đơn điện tử không?
Việc ký số vào hóa đơn điện tử tùy thuộc vào việc khách hàng có hạch toán và kê khai thuế hay không.
Trường hợp khách hàng là doanh nghiệp, cần sử dụng Hóa đơn vào hạch toán và khai Thuế
- Hóa đơn mua hàng là điện, nước, viễn thông: Không phải thực hiện ký số vào hóa đơn điện tử vẫn được coi là hóa đơn có tính pháp lý, được cơ quan Thuế chấp nhận.
- Các trường hợp khác: Phải thực hiện ký số vào Hóa đơn mới được coi là Hóa đơn điện tử hoàn chỉnh và có tính pháp lý, sử dụng được với cơ quan Thuế.
Trường hợp khách hàng là doanh nghiệp không cần sử dụng hóa đơn vào khai Thuế hoặc là khách hàng cá nhân thì không phải thực hiện ký số vào hóa đơn điện tử mà vẫn đảm bảo tính pháp lý của hóa đơn.
Câu hỏi 8: Nếu phải thực hiện ký số vào hóa đơn điện tử thì khách hàng sử dụng chữ ký số nào?
Nếu cần ký số vào hóa đơn điện tử phục vụ công tác hạch toán, kê khai, khách hàng doanh nghiệp sử dụng chính chữ ký số đang khai Thuế điện tử để thực hiện ký số vào Hóa đơn điện tử.
Câu hỏi 9: Khi nào Bên mua hàng cần hóa đơn giấy có giá trị pháp lý như hóa đơn điện tử? Để có hóa đơn giấy cần phải làm gì?
Khách hàng chỉ cần hóa đơn giấy có giá trị pháp lý như hóa đơn điện tử trong trường hợp cần chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa, phục vụ lưu thông hàng hóa trên đường với các cơ quan chức năng.Hóa đơn này chỉ được cấp 01 lần và có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.
Trên hóa đơn giấy được chuyển đổi ghi rõ “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ”. Khách hàng (bên mua) liên hệ với bên phát hành hóa đơn (bên bán) để được cấp hóa đơn giấy chuyển đổi từ hóa đơn điện tử
Hi vọng những câu trả lời trên đã giải đáp được những vướng mắc mà khách hàng của doanh nghiệp sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử gặp phải.
Thời gian qua, VNPT đã thực hiện các chương trình đẩy mạnh tuyên truyền về những lợi ích mà Hóa Đơn Điện Tử mang lại và nhận được sự ủng hộ của khá nhiều doanh nghiệp trong cả nước.
Để được tư vấn hóa đơn điện tử VNPT và nhận báo giá hóa đơn điện tử VNPT miễn phí, chi tiết cụ thể, Quý Khách có thể liên hệ
VNPT VinaPhone
BAN KHÁCH HÀNG TỔ CHỨC VÀ DOANH NGHIỆP
Địa chỉ: Số 216 Trần Duy Hưng, Phường Trung Hòa, Quận Cầu Giấy, TP. Hà Nội
Chi nhánh HCM: Số 42, Phạm Ngọc Thạch, Phường 6, Quận 3, Hồ Chí Minh
Hotline: 0912 136 446 - Email: htyen@evnpt.vn
