Hotline: 0912.433.003

4 điều doanh nghiệp cần lưu ý khi chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

2/5/2020 8:45:28 AM

Doanh nghiệp có thể chuyển đổi hóa đơn điện tử VNPT thành hóa đơn giấy để phục vụ một số mục đích nhất định. Dưới đây là một số thông tin hữu ích mà doanh nghiệp nên tham khảo để thực hiện chuyển đổi hóa đơn hợp lệ, hợp pháp.

Doanh nghiệp có thể chuyển đổi hóa đơn điện tử VNPT thành hóa đơn giấy để phục vụ một số mục đích nhất định. Dưới đây là một số thông tin hữu ích mà doanh nghiệp nên tham khảo để thực hiện chuyển đổi hóa đơn hợp lệ, hợp pháp.

Sử dụng hóa đơn giấy chuyển đổi từ hóa đơn điện tử trong trường hợp nào?

Thông thường, các doanh nghiệp thường sử dụng hóa đơn điện tử trong các trường hợp lưu trữ chứng từ kế toán hoặc làm căn cứ xác minh nguồn gốc của hàng hóa.

Với trường hợp lưu thông hàng hóa, mặc dù cơ quan chức năng có thể tra cứu nội dung hóa đơn điện tử thông qua cổng thông tin của Tổng cục thuế, nhiều doanh nghiệp vẫn in hóa đơn giấy chuyển đổi từ hóa đơn điện tử để tránh trường hợp xảy ra sự cố bất khả kháng về đường truyền hay thiết bị mạng. Điều này giúp doanh nghiệp tránh được rủi ro hàng hóa chậm lưu thông gây ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh.

giai-dap-thac-mac-ve-hoa-don-dien-tu-vnpt

Những trường hợp chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Bên cạnh đó, mặc dù hóa đơn điện tử có thể sử dụng để thực hiện các nghiệp vụ kế toán như khấu trừ thuế và tính vào chi phí, nhiều doanh nghiệp vẫn có nhu cầu sử dụng hóa đơn chuyển đổi để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán.

Nguyên tắc chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy

Nguyên tắc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy được quy định tại Khoản 1 Điều 12 Thông tư 32/2011/TT-BTC.

Cụ thể, người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ được phép chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa, tuy nhiên chỉ được thực hiện 01 lần. Hóa đơn chuyển đổi để phục vụ quá trình lưu thông hàng hóa phải có đầy đủ chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.

Bên cạnh đó, người mua, người bán cũng được phép sử dụng hóa đơn giấy chuyển đổi từ hóa đơn điện tử để phục vụ công tác lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật kế toán.

Hóa đơn chuyển đổi để phục vụ lưu trữ chứng từ kế toán phải đáp ứng điều kiện hóa đơn được phép chuyển đổi, điều kiện để hóa đơn có giá trị pháp lý và yêu cầu về ký hiệu riêng trên hóa đơn chuyển đổi. Doanh nghiệp cũng cần chú ý lưu trữ dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin như USB, CD, DVD, ổ cứng...hoặc sao lưu trực tuyến để bảo vệ dữ liệu hóa đơn điện tử.

Điều kiện của hóa đơn giấy chuyển đổi từ hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử chuyển sang hóa đơn giấy phải đáp ứng các điều kiện được quy định tại Khoản 2 Điều 12 Thông tư 32/2011/TT-BTC, cụ thể là:

  • Phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc

  • Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

  • Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Khi đảm bảo được các điều kiện trên thì hóa đơn giấy chuyển đổi từ hóa đơn điện tử được xem là có đủ giá trị pháp lý.

Ký hiệu riêng trên hóa đơn chuyển đổi

Hóa đơn giấy chuyển đổi từ hóa đơn điện tử phải đảm bảo yêu cầu về ký hiệu riêng (quy định tại Khoản 4 Thông tư 32/2011/TT-BTC) nhằm phân biệt giữa hóa đơn chuyển đổi và hóa đơn điện tử gốc.

Ký hiệu riêng trên hóa đơn giấy chuyển đổi từ hóa đơn điện tử phải có đủ các thông tin: dòng chữ “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ” ; họ và tên, chữ ký của người thực hiện chuyển đổi, thời gian thực hiện chuyển đổi.

Hi vọng với những thông tin trên, doanh nghiệp có thể thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy đúng quy định pháp luật.

Để được tư vấn, giải đáp mọi thắc mắc về hóa đơn điện tử cũng như được hỗ trợ triển khai hóa đơn điện tử nhanh chóng và hiệu quả nhất, doanh nghiệp nên tìm kiếm sự hợp tác với các đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử. Lựa chọn sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử từ nhà cung cấp uy tín cũng giúp doanh nghiệp đảm bảo quá trình sử dụng hóa đơn điện tử thuận lợi, dễ dàng hơn.

Thời gian qua, VNPT đã thực hiện các chương trình đẩy mạnh tuyên truyền về những lợi ích mà Hóa Đơn Điện Tử mang lại và nhận được sự ủng hộ của khá nhiều doanh nghiệp trong cả nước. 

Để được tư vấn hóa đơn điện tử VNPT Và nhận báo giá hóa đơn điệntử VNPT miễn phí, chi tiết cụ thể, Quý Khách có thể liên hệ

VNPT VinaPhone

BAN KHÁCH HÀNG TỔ CHỨC VÀ DOANH NGHIỆP

Địa chỉ: Số 216 Trần Duy Hưng, Phường Trung Hòa, Quận Cầu Giấy, TP. Hà Nội

Chi nhánh HCM: Số 42, Phạm Ngọc Thạch, Phường 6, Quận 3, Hồ Chí Minh

Hotline: 0912 136 446 - Email: vthuyen@evnpt.vn